Najnowsza nowelizacja Kodeksu wprowadziła szereg fundamentalnych zmian w zakresie wykonywania pracy zdalnej. Na czym one polegają i jakie jest ich znaczenie, dowiesz się z niniejszego wpisu.

Zmiany w zakresie wykonywania pracy zdalnej – na jakiej podstawie?

Zmiany w zakresie wykonywania pracy zdalnej zostały wprowadzone ustawą z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240). Wchodzą one w życie 7 kwietnia 2023 roku.

Jaki jest zakres zmian w wykonywaniu pracy zdalnej?

Przedmiotowa ustawa nie dokonała jedynie prostej nowelizacji dotychczas obowiązujących przepisów w zakresie wykonywania pracy zdalnej, lecz wprowadziła w tym zakresie cały nowy rozdział Kodeksu pracy. Jakie są jego najważniejsze uregulowania?

Nowe zasady wykonywania pracy zdalnej  

Ustawodawca zdecydował się wprowadzić nową definicję ustawową pojęcia „pracy zdalnej”. Należy przez nią rozumieć pracę, która może być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez samego pracownika, w tym pod adresem jego zamieszkania. Miejsce w którym będzie świadczona, musi zostać każdorazowo uzgodnione z pracodawcą.

Zgodnie więc z nowym uregulowaniem, pracownik nie tylko nie ma swobody w dokonywaniu wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej, ale musi też każdorazowo uzgadniać ze swoim pracodawcą jego zmianę. Nie jest ona także obciążona, jak w przypadku dotychczas obowiązujących przepisów o telepracy, obowiązkiem przekazywania pracodawcy osiągniętych wyników za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, ani też wymogiem regularności. Poza tym zrezygnowano z obowiązku stosowania przy wykonywaniu pracy zdalnej ze środków komunikacji elektronicznej, dopuszczając używanie dowolnych środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, a więc także telefonów, fax – ów, etc. Wszystkie te zmiany oznaczają daleko idące uelastycznienie zasad wykonywania pracy na odległość.

Zasady wprowadzania pracy zdalnej

Zgodnie z nowelizacją Kodeksu pracy, praca zdalna może zostać wprowadzona:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia, w każdym czasie.

W tym drugim przypadku, może to nastąpić bądź z inicjatywy pracodawcy, bądź też na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Ten pierwszy może w tym przedmiocie wydać pracownikowi polecenie o wiążącym charakterze. Konieczne jest w takim przypadku dwudniowe wyprzedzenie i dopuszczalne jest w okresie:

• obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, a więc takich zjawisk jak pożar, powódź, ekstremalnie niskie temperatury, etc.

Nowe przepisy wymagają uprzedniego złożenia przez pracownika bezpośrednio przed wydaniem takiego polecenia oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Ma on przy tym możliwość jego aktualizowania w każdym czasie, jeżeli nastąpią w tym zakresie zmiany, zaś pracodawca zobowiązany jest wówczas do niezwłocznego cofnięcia wydanego polecenia. Może on tego dokonać także z własnej inicjatywy i to w każdym czasie, również z dwudniowym wyprzedzeniem.

Musisz wiedzieć, że w przypadku pewnych kategorii pracowników, pracodawca jest zobowiązany uwzględnić ich wniosek o wykonywanie pracy w formie zdalnej. Dotyczy to:

• pracownic w ciąży,
• pracownic wychowujących dziecko do ukończenia przez nie czwartego roku życia,
• pracownic sprawujących opiekę nad członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeśli posiadają one orzeczenie o niepełnosprawności,
• pracowników, będących małżonkami albo pracowników – rodziców dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej, bądź też posiadających zaświadczenie o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu.

Odmowa w tym zakresie jest dopuszczalna tylko i wyłącznie w przypadku, gdy wykonywanie pracy w ten sposób jest niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Pracodawca jest zobowiązany poinformować go o tym w terminie 7 dni od dnia wpłynięcia wniosku. Musi on przy tym wskazać przyczyny na podstawie których taka decyzja została podjęta.

Zaznaczyć trzeba, że każda ze stron stosunku pracy jest uprawniona do dokonania rezygnacji z wykonywania pracy zdalnej. Konieczne jest wystąpienie w tym przedmiocie z wnioskiem o zaprzestanie jej świadczenia oraz przywrócenie poprzednich warunków pracy. Termin  w jaki ma to nastąpić, jest ustalany wspólnie przez pracodawcę i pracownika, nie może on jednak być dłuższy niż 30 dni.

Kiedy praca zdalna nie może być wykonywana?

W nowych przepisach ustawodawca wskazał katalog prac, których nie można wykonywać zdalnie. Należą do nich prace:

• szczególnie niebezpiecznie,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie,
• związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujące intensywne brudzenie.

Obowiązki pracodawców – praca zdalna

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest formalne ustalenie zasad wykonywania pracy zdalnej. Odbywa się to w drodze porozumienia zawieranego z działającą u niego jedyną zakładową organizacją związkową, bądź też ze wszystkimi z nich. Jeżeli nie występują one u danego pracodawcy, jest on zobowiązany do określenia przedmiotowych zasad w odpowiednim regulaminie, przyjętym w drodze konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie, który jest u niego przyjęty. Pracodawca może także uczynić to w wydanym poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym bezpośrednio z pracownikiem, zawartym najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w takiej formie.

Do pozostałego katalogu obowiązków pracodawcy należy w szczególności:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym niezbędnych urządzeń technicznych oraz ich instalacji, konserwacji i serwisu oraz pokrycia związanych z tym kosztów,
• pokrycia poniesionych przez pracownika kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych.

Ustawodawca wprowadził także zakaz dyskryminacji pracownika z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy jej świadczenia.

Obowiązki pracowników – praca zdalna

Podstawowymi obowiązkami pracownika są:

• zapewnienie sobie odpowiednich warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej,
• podporządkowania się ustalonym zasadom wykonywania pracy zdalnej.

Dodać trzeba, że dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest dopuszczalne dopiero po złożeniu przez pracownika oświadczenia, że na stanowisku pracy zdalnej są zapewnione odpowiednio bezpieczne i higieniczne warunki jej świadczenia.